Instruktion för biskopsvisitationerna i Borgå stift

Antagen av domkapitlet: 15.3.2018

Målsättning

Biskopsvisitationens funktion och mål är att

• stöda och uppmuntra
• reflektera och utvärdera
• granska.

Tyngdpunktsområden

• att rådgöra hur verksamheten är organiserad och att ge stöd i eventuella utvecklingsprojekt.
• att aktualisera arbetsmiljöfrågor som gäller samarbete och ledarskap, motivation och belastning
  i arbete
• att granska och rådgöra kring frågor som berör styrning och ledning, hur lag och föreskrifter följs
  vad beträffar skötseln av förvaltning, ekonomi och fastighetsskötsel.

Tidtabellen

• beslut om visitationen fattas i början av det år som föregår visitationsåret.
• första besöket i församlingen sker ca 6 månader före visitationen då en preliminär tidtabell för
  de olika besöken slås fast
• en omvärldsanalys med utvärdering av hur församlingen förverkligar sin grunduppgift
  färdigställs senast 1 månader före visitationen
• stiftssekreteraren för personalvård besöker arbetslaget 1 – 2 månader före visitationen, vid behov
  med ett arbetspar
• granskning av ekonomi och förvaltning utförs 1 – 2 månader före visitationen
• Visitationsveckoslutet
• Kontraktsprostens uppföljningsbesök sker 6 – 12 månader efter visitationen.

Första besöket

• anordnas en vardagskväll
• biskopen, stiftssekreteraren för personalvård, assessorn, notarien och kontraktsprosten deltar i
  besöket
• alla eller representanter för anställda och förtroendevalda inbjuds att delta
• visitationsprocessen presenteras och en preliminär tidtabell slås fast
• diskussion om utvecklingsbehov (vad vill vi, vad har vi, vad kan vi)
• processen med omvärldsanalys och utvärdering startar.

Omvärldsanalys och utvärdering av verksamheten

• omvärldsanalysen ersätter den nuvarande ”kyrkoherdens bedömning av läget i församlingen”
  (såväl kyrkoherden, församlings-/kyrkorådet som de anställda involveras i denna analys och
  utvärdering)
• prästassessorn leder processen tillsammans med kyrkoherden i samråd med de förtroendevalda
  och medarbetarna
• en analys av verksamhetsmiljön, befolknings- och medlemsutvecklingen och utmaningarna i
  församlingen
• kritisk genomgång av församlingens verksamhetsplan, strategier och resursfördelning med syfte
  att utreda, i vilken mån församlingen förmår uppfylla sina grunduppgifter
• behovet av konkreta utvecklingsprojekt, som skulle kunna stödas under visitationens gång,
  kartläggs.

Stiftssekreteraren för personalvård träffar personalen

• besöker församlingen, en eller flera gånger
• arbetslagets dynamik
• psykosociala arbetsmiljön
• arbetsbilden och resurser
• olika nivåer av styrdokument
• stöd till eventuella utvecklingsprojekt (vid behov involveras DK:s övriga sakkunniga).

Granskning av ekonomi och förvaltning

• lagfarna assessorn och notarien, tillsammans med kontraktsprosten
• diskussion med kyrkoherden, ekonomichefen, personalchefen, fastighetschefen och kyrko-/församlingsrådets vice ordförande och eventuellt kyrkofullmäktiges ordförande, gem. rådets ordförande och revisorernas styrning och ledning, förmansstruktur, kommunikation
• arbetsmiljö
• granskar också innehållet i olika styrdokument (även miljöarbete, barnkonsekvens, jämställdhet, arbetsskydd, program mot sexuella trakasserier)
• ekonomiska läget och framtidsutsikten
• genomgång av den standardiserade listan ”Granskning av ekonomi och förvaltning”.

Visitationsveckoslutet

• besöket föregås vid behov av en genomgång i domkapitlet, i vilken alla visitatorer som varit involverade i förhandsarbetet deltar
• som regel är biskopen ensam under fredagen då skolor och eventuella andra besök hos församlingens samarbetsparter görs under fredagskvällen eller lördagen överläggningar med förtroendevalda och anställda, där förutom biskopen assessor, notarie och personalsekreteraren deltar, samt även eventuellt kontraktsprosten
• kvällssamling på fredagen eller lördagen öppen för allmänheten (t.ex. konsert eller församlingskväll med tal av biskopen)
• på söndagen festgudstjänst med efterföljande församlingslunch/kaffe, där församlingsborna under visitationsstämman erbjuds möjlighet att komma med frågor, synpunkter och önskemål.

Eventuella utvecklingsprojekt

Om det visar sig att församlingen önskar eller har behov av att utveckla någon sektor, kan
stiftsdekanen och en lämplig stiftssekreterare eller annan sakkunnig aktivt stöda församlingen i
arbetet för en tid såväl under som efter själva visitationen.

Uppföljningsbesöket

Uppföljningsbesöket görs av kontraktsprosten, och vid behov av någon av de övriga visitatorerna,
ungefär 6 – 12 månader efter visitationsveckoslutet då biskopen med följe besökt församlingen.