Biskopsvisitationer
Tidtabell
- beslut om visitationen fattas i början av det år som föregår visitationsåret.
- första besöket i församlingen sker ca 6 månader före visitationen då en preliminär tidtabell för de olika besöken slås fast
- en omvärldsanalys med utvärdering av hur församlingen förverkligar sin grunduppgift färdigställs senast 1 månader före visitationen
- stiftssekreteraren för personalvård besöker arbetslaget 1 – 2 månader före visitationen, vid behov med ett arbetspar
- granskning av ekonomi och förvaltning utförs 1 – 2 månader före visitationen
- Visitationsveckoslutet; fredag – söndag
- Kontraktsprostens uppföljningsbesök sker 6 – 12 månader efter visitationen.
Omvärldsanalys och utvärdering av verksamheten
Omvärldsanalysen ersätter den nuvarande ”kyrkoherdens bedömning av läget i församlingen” (såväl kyrkoherden, församlings-/kyrkorådet som de anställda involveras i denna analys och utvärdering). Prästassessorn leder processen tillsammans med kyrkoherden i samråd med de förtroendevalda och medarbetarna. De utarbetar en analys av verksamhetsmiljön, befolknings- och medlemsutvecklingen och utmaningarna i församlingen.
I omvärldsanalysen görs en kritisk genomgång av församlingens verksamhetsplan, strategier och resursfördelning med syfte att utreda, i vilken mån församlingen förmår uppfylla sina grunduppgifter. Behovet av konkreta utvecklingsprojekt, som skulle kunna stödas under visitationens gång, kartläggs.
Stiftssekreteraren för personalvård träffar personalen
Stiftssekreteraren för personalvård vid domkapitlet träffar personalen i församlingen före själva visitationshelgen. Genom samtal utreds arbetslagets dynamik, arbetsbilden, resurser och den psykosociala arbetsmiljön.
Stiftssekreteraren för personalvård gör upp en tidtabell och plan för att genomföra samtalen i samråd med församlingens personal. Efter visitationen redogörs iakttagelserna på ett allmänt plan i visitiationsprotokollet.
Granskning av ekonomin och förvaltningen
Domkapitlets lagfarna assessor utför tillsammans med notarien och kontraktsprosten en granskning av församlingens ekonomi och förvaltning. Inför granskningen, som utförs under eftermiddag, ombeds församlingen sända protokoll och styrdokument. Granskningen genomförs som en diskussion med församlingens kyrkoherde, ekonom och församlingsrådets vice ordförande. Tyngdpunkten läggs vid ledningen, förmansfunktionen, ekonomin, fastigheter och framtidsutsikterna.
Protokoll:
- Gemensamma kyrkorådets protokoll för senaste och innevarande år
- Gemensamma kyrkofullmäktiges protokoll för senaste och innevarande år
- Församlingsrådets protokoll för senaste och innevarande år
- Strategi (om det finns)
- Verksamhetsberättelsen för de tre senaste åren
- Verksamhetsplanen för innevarande år
- Grundstadgan
Reglemente för:
- Församlingsrådet
- Gemensamma kyrkorådet
- Gemensamma kyrkofullmäktige
- Begravningsväsendet
- Skriftskolan
- Kapellråd (om sådana finns)
Stadgor:
- Grundstadga
- Arkivstadga och arkivbildningsplan
- Språkstadga
- Ekonomistadga
- Tjänstestadga
- Olika fonder
- Arvodesstadga
Instruktioner för:
- diakoniarbetet (KO 4:3)
- missionsarbetet (KO 4:
- olika direktioner
- Instruktioner för olika tjänsteinnehavare
Planer:
- Skogsbruksplan
- Gravgårdsplan
- Dispositionsplan
- Lokalplan för skriftskolan
- Miljöprogram
Visitationsveckoslutet
Besöket föregås vid behov av en genomgång i domkapitlet, i vilken alla visitatorer som varit involverade i förhandsarbetet deltar
I regel deltar endast biskopen och notarien i besöken under fredagen, då skolor och eventuella andra besök hos församlingens samarbetsparter görs under fredagskvällen eller lördagen överläggningar med förtroendevalda och anställda, där förutom biskopen assessor, notarie och personalsekreteraren deltar, samt även eventuellt kontraktsprosten
Kvällssamling på fredagen eller lördagen öppen för allmänheten (t.ex. konsert eller församlingskväll med tal av biskopen)
På söndagen festgudstjänst med efterföljande församlingslunch/kaffe, där församlingsborna under visitationsstämman erbjuds möjlighet att komma med frågor, synpunkter och önskemål.
Instruktion för biskopsvisitationer
Domkapitlet har utarbetat en instruktion för biskopsvisitationerna i Borgå stift. Instruktionen är antagen av domkapitlet 15.3.2018.