Lämna in dokument
Dokument tas emot och skickas i första hand elektroniskt. Alla handlingar bör ha följebrev. Se instruktioner nedan.
Domkapitlets epost adress: borga.domkapitel @ ev l.fi
Lämna in handlingarna i tid
Handlingar i ett ärende bör vara i god tid hos domkapitlet, men senast en vecka före sammanträdesdagen för att de ska hinna beredas och behandlas. Ärenden med rätt att begära omprövning behandlas först efter att framläggningstiden utgått.
Följebrev
Inkludera alltid ett följebrev med handlingarna. När handlingar inlämnas skall de åtföljas av ett följebrev, i vilket man anför sitt ärende och antecknar sina kontaktuppgifter, samt i vilket man meddelar vilka bilagor man inlämnar i ärendet. Om man inte önskar svar eller beslut över e-post utan per vanligt brev, skall man nämna det i följebrevet.
Protokollsutdrag
Varje protokollsutdrag bör gälla endast det aktuella ärendet, med andra ord ett utdrag är lika med ett ärende. Varje ärende bör ha ett komplett protokollsutdrag och varje ärende bör i första hand sändas i separat majl.
Sänd dokument elektroniskt
Om du sänder elektroniskt följ följande instruktioner:
- Dokumenten bör lämnas in i PDF format (sänd inte i word eller annat redigerbart format)
- Reglementen och andra dokument som ska fastställas av domkapitlet bör sändas både i pdf och word.
- Sänd det egentliga dokumentet och möjliga bilagor i samma fil. Om läkarintyg bör bifogas kan det vara i en separat fil.
- Sänd till borga.domkapitel ät evl.fi, sänd kopia till linus.strahlman ät evl.fi. De som använder Domus kan sända i systemet(Välj gruppen ”Domkapitlet i Borgå stift – registratur”)
- Om filen behöver skyddas eller krypteras bör den sändas direkt till notarien.
Rubricera filen så noggrant som möjligt! En bra rubrik innehåller information om avsändaren, det organ det behandlats i, datum och konkret vad det handlar om.
För ett protokollsutdrag som gäller försäljning av mark kunder rubriken vara “protokollsutdrag markförsäljning, gemensamma kyrkofullmäktige DDMMÅR, NN kyrkliga samfällighet.
För en ansökan om tjänstledighet kunde rubriken vara “Anhållan om tjänstledighet, förnamn efternamn”
Sänd per post
Om du sänder per post följ följande instruktioner:
- Dokumentet bör lämnas in på papper i A4 storlek (kartor o dyl. kan vara i annat format)
- Bifoga även ett följebrev med handlingarna. Följebrev bör innehålla information om vilka handlingar det rör sig om och vad ärendet gäller.
- Sidorna bör vara ensdiga (text endast på en sida)
- Sidorna bör vara lösa eller endast fastsatta med gem (nita inte!). Alla dokument digitaliseras och nitar måste plockas bort innan det.
Inkludera ett följebrev med handlingarna. Följebrevet bör innehålla information om vilka handlingar det rör sig om och vad ärendet gäller.
Dokument kan skickas per post på adressen är PB 30, 06101 Borgå eller hämta direkt till domkapitlet under tjänstetid (Det finns ett brevinkast vid dörren).
Tjänsteansökan
En tjänsteansökan kan lämnas in elektroniskt, sändas per post eller hämtas till domkapitlet i Borgå.
En ansökan bör innehålla ett ansökningsbrev. Ur ansökningsbrevet bör framgå vem som söker och vilken tjänst, den sökandes kontaktuppgifter och möjliga motiveringar till ansökan. Ur ansökningsbrevet bör även framgå vilka handlingar som bifogas ansökan. Till de flesta ansökningar bifogas utdrag ur prästmatrikel och ett läkarintyg.
Läkarintyg
Till vissa tjänsteansökningar bör bifogas ett läkarutlåtande om den sökandes arbetsförmåga. Blanketten som används är ”Läkarutlåtande om hälsotillstånd T”. Mer information om läkarutlåtande finns på Läkarförbundets hemsida. Tryck här för att gå till läkarförbundets hemsida.
Kyrkolagen 6 kap. 16 § 1 mom:
Ett villkor för anställning i ett tjänsteförhållande och för prästvigning är att den som anställs eller vigs till prästämbetet lämnar den myndighet som beslutar om anställningen eller prästvigningen uppgifter om förutsättningarna att sköta uppgiften med beaktande av hälsotillståndet samt dessutom vid behov deltar i kontroller och undersökningar för att utreda saken.