Biskopsvisitationer
Tidtabell
- Beslut om visitationen fattas i början av det år som föregår visitationsåret. Biskopen, domkapitlets representanter och församlingen kommer överens om tidpunkten.
- Första besöket i församlingen sker ca 6 månader före visitationen: information om visitationens upplägg och syftet
- En omvärldsanalys med utvärdering av hur församlingen förverkligar sin grunduppgift färdigställs senast 1 månader före visitationen
- Stiftssekreteraren för personalvård besöker arbetslaget 1 – 2 månader före visitationen, vid behov med ett arbetspar
- Granskning av ekonomi och förvaltning utförs 1 – 2 månader före visitationen
- Visitationsveckoslutet; fredag – söndag
- Kontraktsprostens uppföljningsbesök sker 6 – 12 månader efter visitationen.
Omvärldsanalys och utvärdering av verksamheten
Prästassessorn leder processen tillsammans med kyrkoherden i samråd med de förtroendevalda och medarbetarna. De utarbetar en analys av verksamhetsmiljön, befolknings- och medlemsutvecklingen och utmaningarna i församlingen.
I omvärldsanalysen görs en kritisk genomgång av församlingens verksamhetsplan, strategier och resursfördelning med syfte att utreda, i vilken mån församlingen förmår uppfylla sina grunduppgifter. Såväl kyrkoherden, församlings-/kyrkorådet som de anställda involveras i denna analys och utvärdering.
Stiftssekreteraren för personalvård träffar personalen
Stiftssekreteraren för personalvård vid domkapitlet träffar personalen i församlingen före själva visitationshelgen. Genom samtal utreds arbetslagets dynamik, arbetsbilden, resurser och den psykosociala arbetsmiljön. Stiftssekreteraren samtalar med kyrkoherden då alla andra samtal är genomförda.
Stiftssekreteraren för personalvård gör upp en tidtabell och plan för att genomföra samtalen i samråd med församlingens personal.
Under visitationshelgen ordnas överläggningar skilt med personalen och med församlingens förtroendevalda. Under överläggningarna redogör stiftssekreteraren för samtalen på ett allmänt plan.
I protokollet för visitationen kommer en rapport om personalsamtalen att ingå. I rapporten redogör stiftssekreteraren på ett allmänt plan om samtalen.
Granskning av ekonomin och förvaltningen
Före visitationshelgen genomförs granskning av församlingens förvaltning och ekonomi.
Inför granskningen sänder församlingen elektroniskt protokoll och styrdokument till domkapitlet.
Granskningen genomförs som en överläggning med domkapitlets representanter (lagfaren assessor och notarie) och församlingens representanter (kyrkoherde, församlingssekreterare, ledande förtroendevalda). Ledande tjänsteinnehavare och förtroendevalda för samfälligheten är välkomna med om församlingen ingår i en samfällighet. Överläggningen ordnas en vardag på pastorskansliet eller annan lämplig plats. Ofta kl 10-15. Under dagen vill domkapitlets representanter även se församlingens kansli och arkiv.
Tyngdpunkten är vid ledningen, chefsfunktionen, ekonomin, fastigheter och framtidsutsikterna. Om församlingen ingår i en samfällighet så granskas även förhållandet med samfälligheten och hur stödfunktionerna fungerar.
- Gemensamma kyrkorådets protokoll för senaste och innevarande år
- Gemensamma kyrkofullmäktiges protokoll för senaste och innevarande år
- Församlingsrådets protokoll för senaste och innevarande år
- Strategi (om det finns)
- Verksamhetsberättelsen för de tre senaste åren
- Verksamhetsplanen för innevarande år
- Förvaltningsstadga
- Grundstadga i samfälligheten
- Ekonomistadga
- Fastighetsstrategi
- Samarbetsavtal
- Personalplan
- Språkstadga
- Skogsplan
- Gravgårdsplan
- Dispositionsplan
- Lokalplan för skriftskolan
- Miljöprogram
- Beredskapsplan, räddningsplan
- Befattningsbeskrivningar
- Instruktioner
Under granskningen kontrolleras även hur församlingen åtgärdat det som antecknats i åtgärdsförteckningen från föregående visitation. Domkapitlet ansvarar för att ta fram protokollet från föregående visitation.
Visitationsveckoslutet
Visitationsveckoslutet pågår oftast med program från fredag till söndag. Kyrkoherden och församlingen planerar programmet tillsammans med biskopen.
Programmet kan innehålla besök till skolor, daghem, läroinrättningar, träff med kommunen eller staden, företagsbesök, vårdinrättningar, musebesök, idrottsevenemang och liknande. Oftast görs dessa besök under fredagen, men kan även ordnas under lördagen.
Under lördagen hålls överläggningar med både personalen och de förtroendevalda skilt för sig men gärna med en gemensam lunch mellan överläggningarna.
Under fredag eller lördag kväll ordnas en tillställning som är öppen för församlingsmedlemmarna (församlingsafton, konsert eller liknande) där biskopen kan leda en andakt eller på annat lämpligt sätt involveras.
På söndagen ordnas en festgudstjänst med efterföljande församlingslunch eller kyrkkaffe. Detta efterföljs direkt av visitionsstämma där församlingsborna under visitationsstämman erbjuds möjlighet att komma med frågor, synpunkter och önskemål.
Instruktion för biskopsvisitationer
Domkapitlet har utarbetat en instruktion för biskopsvisitationerna i Borgå stift. Instruktionen är antagen av domkapitlet 15.3.2018.